İnsanlar, zamanın ancak yüzde 60'ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40'ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60'lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100'e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20'si ile işlerin yüzde 80'ini, zamanın kalan yüzde 80'i ile de işlerin yüzde 20'sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor. Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, özel yaşama 'Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?' ve işe 'Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum?' gibi amaçlarını belirlemesi gerekiyor.

İYİ BİR ZAMAN YÖNETİMİ

Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işler kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.

Kontrolünüz altındaki yüzde 60'lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.

İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken 'ABC Analizi'ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15'i çalışma zamanınızın yüzde 65'ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20'si çalışma zamanınızın yüzde 20'sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15'i çalışma zamanınızın yüzde 65'ini dolduracak kadar önemli (C görevleri) A'lar üzerinde yoğunlaşın, B'leri mümkün olduğunca devredin ve C'leri atmanın yollarını arayın.

Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.

On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.

'Bilmiyorum', 'Yardım istiyorum', 'Yanlış yaptım' diyebilin.

ZAMAN TASARRUFU İÇİN

Erken kalkın.

Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği yaratmak için her gün kendinize eğlence ve keyif verecek bir düşünce geliştirin.

Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.

Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.

Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözün.

Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın.

Kararlı olun, seri hareket edin.

Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları deneyin.

Not alma alışkanlığı edinin.

Önünüzde yalnızca iş olsun, ilgisiz olanları kaldırın.

Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.

İdeal çalışma ortamı yaratın.

Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.

Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.

Hızlı ve etkili okumayı öğrenin.

Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs...vs) yatırım yapın.

Bilgilerinizi güncelleyin. Davetsiz misafirlere izin vermeyin.